Términos de Uso

1. Definiciones

2. Objeto del Servicio

OperFlot es un software como servicio (SaaS) de administración de flotas vehiculares que permite a las Empresas:

• Registrar y gestionar vehículos (altas, bajas, estado, documentos).
• Asignar conductores a vehículos.
• Registrar inspecciones diarias con checklist y fotos.
• Gestionar combustible (cargas, costo por kilómetro).
• Programar y dar seguimiento a mantenimientos.
• Administrar documentos de vehículos (seguros, revisados, placas) con alertas de vencimiento.
• Gestionar peajes.
• Generar reportes de flota.

3. Registro y Cuenta

3.1. Para usar la Plataforma, el Usuario debe registrarse proporcionando:

• Nombre completo
• Email válido
• Teléfono (opcional)
• Nombre de la Empresa

3.2. El registro se realiza mediante email y contraseña.

3.3. El Usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso.

3.4. La Empresa puede tener múltiples Usuarios con diferentes roles:

3.5. El registro requiere aceptación expresa de estos Términos de Uso y del Aviso de Privacidad mediante checkbox. El consentimiento queda registrado con timestamp.

4. Planes y Facturación

4.2. Los pagos se procesan a través de un Merchant of Record (MoR) especializado. Los datos del procesador se encuentran en el Anexo B.

4.3. El período de facturación es mensual. El plan se renueva automáticamente cada mes vía Lemon Squeezy.

4.4. La Empresa puede cancelar su suscripción en cualquier momento. El servicio continúa hasta el final del período facturado.

5. Obligaciones de la Empresa (Responsable del Tratamiento)

5.1. La Empresa declara y garantiza que:

• Es el Responsable del Tratamiento de los datos de sus Conductores y vehículos.
• Ha obtenido el consentimiento de sus Conductores para el procesamiento de sus datos en la Plataforma.
• Los datos proporcionados son exactos y veraces.
• Cumple con la legislación aplicable en materia de protección de datos personales en su país de operación.

5.2. La Empresa se obliga a:

• No compartir credenciales de acceso.
• No utilizar la Plataforma para fines ilícitos.
• No ingresar datos de menores de edad sin consentimiento parental.
• No almacenar datos sensibles (salud, origen étnico, religión, opiniones políticas) en la Plataforma.
• Mantener actualizados los datos de contacto de su DPO o representante legal.

6. Propiedad Intelectual

6.1. El código, diseño, marca y contenido de la Plataforma son propiedad de Zenrei Labs.

6.2. Los datos ingresados por la Empresa (vehículos, conductores, documentos, inspecciones, combustible) son propiedad de la Empresa. Zenrei Labs actúa únicamente como Encargado del Tratamiento.

6.3. Al cancelar la cuenta, la Empresa puede solicitar la exportación de sus datos en formato JSON (portabilidad).

7. Confidencialidad

7.1. Zenrei Labs mantendrá confidencialidad absoluta sobre todos los datos personales a los que tenga acceso en virtud de este acuerdo.

7.2. Esta obligación de confidencialidad se extiende a todo el personal de Zenrei Labs y subprocesadores autorizados.

7.3. La obligación persiste incluso después de terminada la relación contractual (Art. 34 Decreto 285).

8. Seguridad

8.1. Zenrei Labs implementa medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para la protección de datos personales, incluyendo cifrado, control de acceso, monitoreo y respaldo. El detalle completo se encuentra en el Anexo A (DPA).

9. Subprocesadores

9.1. Zenrei Labs utiliza subprocesadores especializados para la prestación del servicio. La lista actualizada de subprocesadores, servicios y jurisdicciones se encuentra en el Anexo A (DPA). Cualquier cambio será notificado con 30 días de anticipación.

10. Derechos ARCO

10.1. Los titulares de datos pueden ejercer sus derechos mediante:

• Email: privacidad@operflot.com
• Dashboard de configuración: Ajustes → Privacidad

10.2. Zenrei Labs responderá en los plazos establecidos por la legislación aplicable (por referencia, en Panamá: Ley 81 de 2019):

11. Notificación de Brechas de Seguridad

11.1. En caso de una violación de seguridad que afecte datos personales, Zenrei Labs:

• Notificará a la autoridad de protección de datos competente según la legislación aplicable dentro del plazo legal correspondiente.
• Notificará a la Empresa afectada inmediatamente.
• Documentará la brecha, las medidas de contención y las medidas correctivas.

11.2. El procedimiento detallado de notificación de brechas forma parte de la documentación interna de Zenrei Labs y está disponible para la Empresa bajo solicitud.

12. Limitación de Responsabilidad

12.1. La Plataforma se proporciona "tal cual" y "según disponibilidad", sin garantías de ningún tipo, ya sean expresas o implícitas.

12.2. En la máxima medida permitida por la legislación aplicable de la República de Panamá, Zenrei Labs no será responsable por:

1. Daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos derivados del uso o la imposibilidad de uso de la Plataforma.
2. Pérdida de datos, ingresos, ganancias, ahorros u oportunidades de negocio.
3. Interrupciones del servicio causadas por eventos de fuerza mayor.

12.3. La responsabilidad agregada de Zenrei Labs frente a la Empresa por cualquier reclamo derivado de o relacionado con estos Términos o el uso de la Plataforma no excederá el monto total pagado por la Empresa a Zenrei Labs durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al evento que dio origen al reclamo. Esta limitación se aplica incluso si Zenrei Labs ha sido advertida de la posibilidad de tales daños y si alguna reparación no cumple con su propósito esencial.

13. Vigencia y Terminación

13.1. Estos Términos entran en vigor al aceptarlos durante el registro.

13.2. Cualquiera de las partes puede terminar el acuerdo con 30 días de anticipación.

13.3. Zenrei Labs puede suspender el acceso inmediatamente si:

13.4. Al terminar la relación:

• La Empresa tiene 30 días para exportar sus datos.
• Pasados 30 días, los datos operativos se eliminan de forma irreversible.
• Los registros de facturación y pagos se conservan por 7 años (obligación fiscal) y luego se eliminan.

14. Ley Aplicable y Jurisdicción

14.1. Las partes acuerdan que, ante cualquier controversia derivada de estos Términos, realizarán una gestión directa para resolverla de forma amigable antes de iniciar cualquier acción legal.

14.2. Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Panamá. Para cualquier controversia no resuelta mediante gestión directa, las partes se someten a los Juzgados de la Ciudad de Panamá, renunciando a cualquier otro fuero que pudiera corresponderles.

14.3. Las disposiciones anteriores no privan a los titulares de datos personales de los derechos ARCO establecidos en la Sección 10 y en la legislación aplicable de su país, cuya protección podrá ser exigida ante la autoridad de protección de datos competente.

15. Disposiciones Generales

15.1. Independencia de cláusulas (Severabilidad). Si cualquier disposición de estos Términos fuera declarada inválida, ilegal o inejecutable por un tribunal competente, las disposiciones restantes continuarán en pleno vigor y efecto. Las partes acuerdan que la disposición inválida será sustituida por una válida que refleje la intención original de las partes en la mayor medida permitida por la ley.

15.2. Acuerdo completo. Estos Términos, junto con el Aviso de Privacidad, el Anexo A (DPA) y los documentos incorporados por referencia (disponibles bajo solicitud), constituyen el acuerdo completo entre las partes con respecto al objeto del servicio y reemplazan cualquier acuerdo o entendimiento previo, ya sea verbal o escrito.

15.3. Renuncia (Waiver). La falta de ejercicio o la demora en el ejercicio por parte de Zenrei Labs de cualquier derecho o acción derivado de estos Términos no constituirá una renuncia a dicho derecho o acción. Ninguna renuncia será efectiva a menos que conste por escrito y esté firmada por Zenrei Labs.

15.4. Cesión (Assignment). La Empresa no podrá ceder ni transferir sus derechos u obligaciones bajo estos Términos sin el consentimiento previo por escrito de Zenrei Labs. Zenrei Labs podrá ceder estos Términos, en su totalidad o en parte, a cualquier entidad relacionada o en el contexto de una fusión, adquisición o venta de activos, sin necesidad de consentimiento de la Empresa.

15.5. Notificaciones. Las notificaciones se realizarán por correo electrónico a la dirección registrada por la Empresa o mediante aviso en la Plataforma. Se considerarán recibidas al ser enviadas.

16. Actualizaciones

16.1. Zenrei Labs puede actualizar estos Términos en cualquier momento. Los cambios entrarán en vigor al ser publicados en la Plataforma y notificados a la Empresa por email.

16.2. El uso continuado de la Plataforma después de la notificación constituye aceptación de los nuevos términos. Si la Empresa no está de acuerdo con los cambios, puede cancelar su suscripción en cualquier momento.

Anexo A: Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA)

Este anexo forma parte integral de los Términos de Uso.

Anexo B: Procesador de Pagos